от Петър Лудвиг

Осезаем, ясен и нагледен, списъкът със задачи „Да направя днес“ е ново, по-ефективно поколение на традиционния списък със задачи. Превърнете създаването му в свой следващ полезен навик.

Имате повече задачи, отколкото време да ги свършите, а нови изникват непрекъснато по-бързо, отколкото успявате да ги поемете. Това създава напрежение и води до силен стрес. А стресът нарушава съня, изтощава енергията ви и ви пречи да се справяте ефективно със задачите.

Звучи ли ви познато? Ако се разпознавате в това, има и добра новина: не ви е нужен просто обикновен списък със задачи. Нужен ви е списък със задачи „Да направя днес“.

Инструментът „Да направя днес“ е една от техниките, представени в книгата „Как да спрем да отлагаме“, създадена, за да помага на хората да се справят с вечното отлагане, независимо дали то е малък навик или сериозен проблем. Той ви помага всеки ден да вършите най-важните и най-спешните задачи, като едновременно с това ви учи да подреждате ангажиментите си по приоритет, да ограничавате новите задачи и да делегирате онези, които не е нужно да поемате сами.

Прилагането на този инструмент ви помага да изградите повече самодисциплина и да повишите своята ефективност. То намалява колебанието и вътрешния блокаж при вземането на решения, а големите и сложни задачи прави по-лесни за започване. В дългосрочен план този подход не само увеличава вероятността да се заемете с важните си задачи, но и да ги довеждате успешно до край.

Какво отличава инструмента „Да направя днес“ от всеки друг списък със задачи?

Той всъщност изобщо не използва обикновен списък. Вместо това разчита на визуални мисловни карти, които представят необходимата информация ясно, подредено и нагледно. Тъй като зрителната кора е най-развитата част от човешкия мозък, този подход е по-естествен и по-ефективен.

Как работи инструментът „Да направя днес“?

Следващите насоки могат значително да увеличат броя на задачите, с които успявате да се справяте всеки ден. Тези принципи ще ви помогнат да организирате и оптимизирате деня си по-ефективно, без да изпадате в колебание при вземането на решения и без да се чувствате изтощени в края на деня.

1. Разпишете задачите си. Вземете празен лист и нахвърляйте всички задачи, които искате или трябва да свършите.

2. Дайте на всяка задача конкретно и приятно име. Така още с един поглед ще ви стане ясно какво точно изисква тя, а това ще намали вътрешната съпротива да се заемете с нея.

3. Разделяйте големите задачи и обединявайте малките. В идеалния случай всяка задача трябва да отнема между 30 и 60 минути. Големите и сложни задачи често водят до отлагане, защото създават усещането, че трябва да бъдат завършени наведнъж. Когато ги разделите на по-малки и по-ясни стъпки, те стават по-лесни за започване. От друга страна, много дребните задачи, като „Напиши един имейл“, е по-добре да се обединят в по-голяма задача, например „Напиши всички имейли“. Така групирането на сходни задачи ви помага да запазите фокуса си и да не разпилявате вниманието си.

4. Отбележете приоритетите си с цветове. Оградете с червен кръг задачите с най-висок приоритет, със син — тези със среден, а със зелен — задачите с най-нисък приоритет. Така още с един поглед ще виждате кое е най-важно.

5. Начертайте своя път за деня. Свържете задачите със стрелки в реда, в който е най-добре да ги изпълните. Започнете с най-важните задачи в началото на деня, когато умствената ви енергия и концентрация са най-силни. Този ясен маршрут е ключов, защото ви помага да избегнете блокажа при вземането на решения, няма да губите време в чудене какво да правите след това.

6. Определете времеви рамки. Планирайте кога ще започнете всяка задача и кога искате да я приключите. Отнасяйте се към тези часове така, сякаш са важни срещи, които не бива да пропускате. Когато имате ясно определен момент за начало, вероятността наистина да започнете значително нараства.

7. Фокусирайте се само върху едно нещо. След като започнете, насочете цялото си внимание към задачата, която е пред вас. Колкото по-малко разсейвания допускате, толкова по-лесно ще влезете в състояние на поток, а спокойната среда ще ви помогне да запазите ритъма си без прекъсвания.

8. Научете се кога да приключвате. Когато завършите дадена задача, задраскайте я и я затворете като завършен етап. За много хора трудността не е само в започването, а и в това наистина да приключат и да продължат напред.

9. Възстановявайте умствената си енергия. Планирайте кратки паузи между задачите, за да презаредите силите си. Всеки път, когато стигнете до следващата стъпка, направете нещо, което ще ви освежи и възстанови концентрацията ви — кратка разходка, чаша вода или просто няколко минути покой за ума. Не чакайте да се изтощите, за да си дадете почивка.

10. Превърнете създаването на „Да направя днес“ в навик. Най-добре е да подготвяте своя план всяка вечер за следващия ден — своеобразното „Да направя утре“. Така ще си лягате по-спокойни, знаейки, че следващият ден вече е подреден и ясен.

И защо този инструмент всъщност работи?

Защото е ясен, конкретен и лесен за следване. Лишен от излишна сложност, този подход предизвиква много по-малко вътрешна съпротива от обикновените списъци със задачи, които често са дълги, неясни и без ясен ред или посока.

Простотата на визуалното подреждане също играе ключова роля. Когато обозначите приоритетите си с цветове, е нужен само един поглед, за да видите какво ви предстои през деня и какво следва след това. А когато прехвърлите задачите си на хартия, освобождавате място в съзнанието си и намалявате риска да пропуснете или забравите нещо.

Готови ли сте да опитате?

Този и още много полезни инструменти ще откриете в книгата „Как да спрем да отлагаме“. Последвайте ни във Фейсбук и Инстаграм, за да получавате всеки ден практични съвети за по-добра организация, по-висока ефективност, как да увеличите продажбите си, повече мотивация и полезни стратегии за личностно и професионално развитие.